Na dinâmica atual do mundo corporativo, onde a presença física nem sempre é possível, a gestão de equipes externas se torna um desafio crucial. Mais do que monitorar a jornada de trabalho, é essencial garantir que os serviços sejam executados com excelência, superando as particularidades do trabalho em campo. Neste artigo, exploraremos práticas fundamentais para uma gestão eficiente de equipes externas, baseadas em experiências de sucesso no setor de prestação de serviços.

O que é uma equipe externa?

Antes de mergulharmos nas estratégias, é fundamental compreender o conceito de equipe externa. São profissionais que trabalham fora do escritório, muitas vezes sendo o principal ponto de contato com o cliente. Essas equipes podem abranger áreas como vendas, técnicos e promotores de vendas, desempenhando papéis cruciais na comunicação com o cliente e fornecendo feedbacks valiosos.

Gestão de Equipes Externas: Uma Visão Geral

A gestão de equipes externas envolve a coordenação de colaboradores que operam fora da sede da empresa. O objetivo central é garantir a produtividade, a qualidade do trabalho e o acompanhamento das rotinas de produção. Além disso, essa gestão permite a identificação de problemas recorrentes e a implementação de melhorias, resultando em correção de falhas, otimização do tempo e aumento da satisfação do cliente.

Desafios e Soluções na Gestão de Equipes Externas

1. Acompanhamento e Comprovação do Serviço Prestado:

• Desafio: Como garantir que cada atividade seja realizada conforme o planejado?
• Solução: Implementar processos eficientes, como planilhas de controle e documentos padronizados. Além disso, a adoção de sistemas tecnológicos automatizados proporciona um controle mais preciso e rápido.

2. Falta de Comunicação e Padronização:

• Desafio: Comunicação eficaz entre gestores e equipes externas.
• Solução: Utilizar aplicativos de gestão que oferecem relatórios padronizados, checklists digitais e treinamentos constantes para manter uma comunicação transparente.

3. Planejamento de Rotinas e Roteiros de Visitas:

• Desafio: Estabelecer uma rotina de trabalho eficiente.
• Solução: Implementar cronogramas de visitas detalhados, permitindo a criação de calendários e a otimização do deslocamento das equipes.

4. Alinhamento de Discurso e Garantia de Qualidade:

• Desafio: Assegurar que o discurso sobre o serviço seja consistente e que a qualidade seja mantida.
• Solução: Investir em treinamentos constantes e realizar pesquisas de satisfação para compreender a percepção do cliente.

Práticas Importantes para uma Gestão de Equipes Externas Eficiente

1. Investir em Ferramentas de Gestão:

• Utilizar ferramentas como o Produttivo para otimizar processos, planejar atividades, acompanhar visitas técnicas e gerar relatórios automáticos.

2. Incentivar a Pontualidade e Criar Indicadores de Tempo:

• Utilizar aplicativos de ponto online para coletar dados que ajudem a prever o tempo necessário para cada serviço, evitando atrasos.

3. Exercer a Liderança:

• Desenvolver uma liderança eficaz que analise constantemente e sugira melhorias nos processos, utilizando técnicas como SIPOC, PDCA e 5W2H.

4. Oferecer Desenvolvimento para a Equipe:

• Proporcionar oportunidades de crescimento e referências para motivar a equipe e manter resultados consistentes.

5. Apostar em Comunicação e Transparência:

• Estabelecer canais de comunicação abertos para garantir que as informações fluam de maneira eficaz, promovendo a integração entre as equipes.

6. Mapear e Padronizar Processos:

• Implementar padrões que criem rotinas de trabalho, facilitem o acompanhamento das atividades e estimulem a qualidade nas entregas.

7. Conhecer e Acompanhar a Jornada de Trabalho:

• Acompanhar de perto as rotinas de trabalho em campo, identificando gargalos e oportunidades de melhoria.

8. Acompanhar o Deslocamento:

• Utilizar sistemas de rastreamento para acompanhar o deslocamento das equipes, garantindo o cumprimento de horários e a eficiência do serviço.

9. Treinar o Time Constantemente:

• Investir em treinamentos regulares para manter os profissionais atualizados, produtivos e desenvolver novas habilidades.

Indicadores de Desempenho para uma Boa Gestão

Monitorar indicadores de desempenho é essencial para identificar problemas e orientar melhorias. Alguns indicadores-chave incluem:

• Tempo de Atendimento
• Volume de Trabalho
• Ociosidade de Equipes
• Satisfação dos Clientes
• Alertas de Não Conformidades
• Equipamentos/Ativos com Problemas Recorrentes
• Tipos de Serviços Mais Realizados

Ao compreender e aplicar essas práticas e indicadores, os gestores podem aprimorar significativamente a gestão de equipes externas, garantindo serviços de alta qualidade, eficiência operacional e satisfação do cliente. Invista no futuro da sua empresa, adotando uma abordagem proativa para a gestão de equipes externas.